Verlenging contract na 1 herinneringsmail?

Ik heb met mijn zoon samen een klein engineering / adviesbureau. Wij hebben daarvoor 2 stuks CAD-software licenties bij een bedrijf . Voor mijn zoon en de werknemer, voor mijzelf niet. We hadden de werknemer in dienst, die augustus 2022 zijn baan bij ons heeft opgezegd. Het abonnement bestaat uit lease van CAD software, een CAD applicatie en ondersteuning voor vragen. Het abonnement voor onze werknemer was overbodig. Het abonnement wordt verlengd voor 12 maanden, met 1x herinnering per email aan ons. Dan was er de mogelijkheid binnen enkele weken de licentie op te zeggen. Deze email heeft ons echter nooit bereikt. Nu hebben we een factuur ontvangen van € 2 953,91 incl. BTW. voor de licentie tot eind februari 2024, waar we dus niets aan hebben. Voor ons bureau is dit heel veel geld.
Ik heb reeds een uitvoerig telefonisch gesprek gevoerd, maar de licentie wordt NIET ongedaan gemaakt, ook wordt het bedrag niet verminderd!
Is het toegestaan met slechts 1 email (die dus niet kan aankomen, door een of andere oorzaak) ons te verbinden aan een verlenging van 12 maanden ? Wat zijn onze mogelijkheden er van af te komen.? Is het wettelijk toegestaan een licentie met zoveel geld 12 maanden te verlengen?