Rechten werkgever ten opzichte van personeelsdossier

Mijn dienstverband bij deze werkgever is 11 jaar.
Er kwam een interne vacature vrij voor een functie waar ik al voor in een ''soort van'' opleidingstraject zit. Eenmaal op gesprek voor deze functie (shiftleader) bleek dat ik wel geschikt was, maar toch nog wat manco's had volgens de leidinggevenden.
Ik diende een waslijst aan opdrachten uit te voeren en mocht ik deze opdrachten naar tevredenheid uitgevoerd hebben, zou ik kans maken op deze functie. Tevens diende ik in mijn vakantie hierop te reageren.( Dit is nog nooit voorgekomen dat ik dit diende te doen. En heb dit ook niet gedaan).
Daar was ik het niet mee eens en heb na diverse andere gesprekken het aanbod afgeslagen.
Nadien kreeg ik via HR te horen dat het management (plant director waar ik ook het gesprek mee voerde) een brief in mijn dossier zou toevoegen met de tekst erin dat ik hun aanbod heb afgeslagen, en dit is alleen door de plant director ondertekend.
Dit vind ik erg vreemd, en is ook bij andere sollicitaties waar ik door het management ben afgewezen, nog nooit toegevoegd aan mijn dossier.
Mijn vraag aan u is:
- Mag dit zomaar?
- Is dit rechtsgeldig omdat dit alleen door de plant director is ondertekend?
- Ik vermoed dat dit een stok is om mee te slaan bij eventuele andere sollicitaties, maar mag dit zomaar?