Is een formulier geldig als het is ondertekend en is teruggegeven?

Wij krijgen een huis via de bewonersgroep.
Mijn zoon heeft vorig jaar november een formulier ingevuld om als aspirant lid ingeschreven te worden.
Een aspirant lid komt dan op de externe wachtlijst voor een huis.
De interne wachtlijst is voor bewoners die hier al een huis hebben.

Bewonersgroep had nieuw formulier gemaakt in mei 2021, dus hij moest opnieuw invullen.
Dit formulier was geen aanvraag om nog als aspirant lid ingeschreven te staan.
Dit formulier was om toestemming te geven aan bewonersgroep om zijn naam bekend te maken op de
INTERNE wachtlijst en gegevens aan de woningstichting doorgegeven mocht worden.

Nu zegt bewonersgroep dat het niet mogelijk is dat een aspirant lid op de interne lijst komt te staan.
Waarschijnlijk hebben ze een verkeerd formulier gegeven.

Mijn vraag is of dit formulier geldig is of niet. Het is ingevuld, ondertekend en teruggegeven aan een lid van de bewonersgroep.
Mag hij wettelijk gezien op de interne wachtlijst? Of moet hij accepteren dat het een foutje was en er niets meer aan te doen is?

Vriendelijke groet,